Produtividade

Sistema Tickler: calendário tridimensional

O que fazer com aquele contrato que você só vai precisar daqui a dez dias, quando tem um encontro marcado com seu advogado? Ou o papel que autoriza seu filho a participar da excursão no colégio, mas que só poderá ser enviado na segunda-feira, depois de um feriado prolongado? O que fazer, em geral, com todos essas coisas que serão necessárias num dia específico, mas que por enquanto ficam abarrotando a sua escrivaninha sem que você possa fazer nada a respeito delas?

Depois de empilhar documentos, livros e pacotes em locais estratégicos do meu quarto – “melhor não guardar isso aqui, eu vou precisar daqui a pouco” – transformando minha estante e mesa de trabalho num museu de itens peculiares, eu conheci o sistema tickler. É incrível como pode haver genialidade nos itens mais simples. O tickler funciona como uma espécie de calendário físico e tudo o que você precisa para ter um são 43 pastas e um local para armazená-las corretamente. Doze pastas serão nomeadas com os meses do ano e as outras com numeração de 1 a 31, para marcar os dias do mês.

Coloque as pastas diárias na frente e as pastas dos meses atrás. Se o dia for 18 de março, coloque os dias 1 a 17 em sequência depois do 31 e distribua o conteúdo que sabe que vai precisar num dia específico nas pastas dos dias, se o documento for necessário ainda no mês de março e nas pastas dos meses, se só for precisar deles mais a frente no tempo.

Qual o segredo para que e esse sistema funcione? O mesmo que o de uma agenda comum: criar a disciplina para revisá-lo sempre. A cada dia, tire um minuto para ver o que há na pasta correspondente, esvazie e coloque-a no fim da fila. No início de cada mês, transfira o que estiver armazenado na respectiva pasta mensal e distribua nos compartimentos numerados de 1 a 31. Com esse sistema, seus objetos funcionam como “gatilhos” para que você não se esqueça de nenhum compromisso e você garante superfícies organizadas no seu local de trabalho.

Se você é do tipo que deixa o Imposto de Renda para o último dia porque precisa fazer uma verdadeira expedição exploratória pela casa toda em busca desses espécimes raros que são as notas fiscais, que tal montar um tickler e começar desde já a armazenar todas elas na pastinha “março”? No ano que vem, ao abri-la, vai se lembrar que este é o mês da declaração e de quebra poderá fazê-la sem estresse.  

As pastas para o tickler podem ser do tipo suspensas, organizadas em um gaveteiro, ou você pode comprar uma caixa organizadora. Para quem lida muito e diariamente com papéis ter um sistema mais acessível e perto da mão favorece a produtividade no cotidiano, mas sem dúvidas a opção do gaveteiro, sem tantos papéis a vista, dá a sensação de organização e ordem que estimula o trabalho criativo. Costumize de acordo com a sua realidade 😉  

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